Helix Academy Board As-Is
Mapeamento Completo do Cenário Atual - Jornada de Criação e Gestão de Turmas
📊 Resumo Executivo
A Helix Academy é um braço de treinamento especializado em bootcamps e cursos de tecnologia. O processo atual de criação e gestão de turmas envolve 9 personas, 8 sistemas desintegrados, múltiplos processos manuais e 15 problemas identificados.
Modelo de Negócio: Opera com 3 modelos distintos - Turmas Tradicionais (bootcamps de 4 meses para externos), Turmas Internas (4-6 semanas para funcionários) e Turmas Cliente (customizadas). Realiza 2-3 turmas por ano, com média de 25-30 alunos por turma.
Ponto Crítico: Breno Peruchi é praticamente o único responsável pela Academy, criando um gargalo significativo. A operação depende de múltiplas plataformas desintegradas (Wix, App Helix Academy, Mailchimp, OneDrive, Google Classroom, Git), causando processos altamente manuais e propensos a erros.
Oportunidade Principal: Automatizar e integrar processos pode aumentar significativamente a eficiência e permitir escalabilidade.
🌍 Contexto Geral
Ambiente Operacional
A Helix Academy funciona como ferramenta estratégica da empresa Helix para suprir demanda de talentos em tecnologias específicas. A empresa possui dois sócios (Ramon - CEO e Rodrigo - CTO) que definem estrategicamente quais turmas devem ser criadas baseado em necessidades reais de projetos.
Modelo de Operação
A Academy opera com um modelo híbrido que permite flexibilidade: turmas abertas ao público externo (bootcamps tradicionais), turmas internas para funcionários em desenvolvimento, e turmas customizadas para clientes externos. Cada modelo possui características, fluxos e modelos de cobrança específicos.
Escala Atual
Realiza 2-3 turmas por ano, com duração de 4 meses (14-16 semanas) para turmas tradicionais e 4-6 semanas para turmas internas. Cada turma tem 25-30 alunos, com 3-5 bolsas. Base de alunos inscritos: 1.500 pessoas.
🏢 Áreas Envolvidas
👔 Diretoria Executiva
Ramon (CEO) e Rodrigo (CTO) - Decisão estratégica sobre necessidade de turmas e alocação de recursos
📚 Gestão da Academy
Breno Peruchi - Coordenação e execução de todas as etapas do processo
📢 Comunicação/Marketing
Divulgação, criação de conteúdo, edição de website, disparo de emails
⚖️ Jurídico
Revisão e aprovação de contratos, conformidade legal
💻 Tecnologia
Desenvolvimento e manutenção do sistema Helix Academy
👨🏫 Instrutores e Monitores
Execução do treinamento, preparação de materiais, suporte aos alunos
👨🎓 Alunos
Inscrição, participação em aulas, conclusão do programa
👥 Personas Identificadas
Stakeholders Internos
🎯 Ramon (CEO)
⚙️ Rodrigo (CTO)
📋 Breno Peruchi
Equipe de Execução
👨🏫 Instrutores
🤝 Monitores
Alunos
🎓 Alunos Externos
💼 Alunos Internos
🏢 Clientes Externos
⚙️ Sistemas Identificados
| Sistema | Descrição | Responsável | Uso Principal |
|---|---|---|---|
| Website Wix | Site da Helix Academy (rarakab.com.br) | Breno Peruchi | Divulgação, inscrição, lista de emails |
| App Helix Academy | Sistema de gestão de turmas (Active Admin + Ruby on Rails) | Rodrigo (CTO) | Criação de turmas, inscrição, gestão de dados |
| Mailchimp | Plataforma de email marketing | Breno Peruchi | Disparo de emails para base de alunos |
| Git | Controle de versão | Instrutores/Monitores | Organização de materiais e exercícios |
| Google Classroom | Armazenamento em nuvem | Breno Peruchi | Documentos, cronogramas |
| OneDrive | Armazenamento em nuvem (Microsoft) | Breno Peruchi | Documentos, contratos |
| Comunicação instantânea | Instrutores/Alunos | Comunicação após formação da turma | |
| Comunicação por email | Todos | Comunicação geral |
Visualização dos Sistemas
🌐 Website Wix
📱 App Helix Academy
📧 Mailchimp
📚 Git
☁️ Google Classroom
☁️ OneDrive
🔄 Fluxo As-Is Completo
Fase 1: Decisão e Planejamento
(Ramon & Rodrigo)
(Tradicional/Interna/Cliente)
(Breno + Sócios)
(Instrutores, Monitores)
Fase 2: Preparação de Conteúdo
(2x por semana)
Fase 3: Marketing e Divulgação
(Biografias, Descrição)
(Contrato)
Fase 4: Atração e Inscrição
(1.500 inscritos)
Fase 5: Execução e Encerramento
(WhatsApp)
(4 meses)
(Certificação)
📌 Processos Principais
| Processo | Ator Principal | Atividades Principais | Duração |
|---|---|---|---|
| Definição da Necessidade | Ramon & Rodrigo | Identificar necessidade, definir tipo de turma | Variável |
| Planejamento da Turma | Breno + Sócios | Reuniões, recrutamento, ementa, cronograma | 2-4 semanas |
| Criação de Conteúdo Marketing | Breno Peruchi | Biografias, descrição, edição website | 1-2 semanas |
| Divulgação e Atração | Breno Peruchi | Email, redes sociais, comunicação | 2-3 semanas |
| Preparação Jurídica | Breno + Jurídico | Revisão contrato, ajustes, preparação | 1-2 semanas |
| Criação no Sistema | Breno Peruchi | Preencher dados, adicionar logo, contrato | 1-2 horas |
| Inscrição de Alunos | Alunos | Inscrição website, app, prova | 2-3 semanas |
| Execução da Turma | Instrutores/Alunos | Aulas, exercícios, avaliações | 4 meses (14-16 semanas) |
| Encerramento | Breno + Instrutores | Conclusão, certificação, alocação | 1-2 semanas |
🔗 Dependências Identificadas
🔌 Integrações Identificadas
| Integração | Origem | Destino | Tipo | Status |
|---|---|---|---|---|
| Email → App | Mailchimp/Wix | App Helix Academy | Notificação | ❌ Manual |
| Website → App | Wix | App Helix Academy | Inscrição | ❌ Manual |
| Sistema → Email | App Helix Academy | Mailchimp | Disparo | ❌ Manual |
| Git → Instrutores | Git | Equipe | Compartilhamento | ❌ Manual |
| OneDrive/Drive → Equipe | OneDrive/Google Classroom | Instrutores | Compartilhamento | ❌ Manual |
📋 Regras de Negócio
📊 Quantidade de Turmas
2-3 turmas por ano (máximo)
⏱️ Duração Turmas Tradicionais
4 meses (14-16 semanas)
⏱️ Duração Turmas Internas
4-6 semanas
👥 Tamanho Padrão
25-30 alunos por turma
🎁 Bolsas
3-5 bolsas por turma
✅ Prova de Ingresso
Obrigatória para todas as turmas
🤝 Reuniões de Alinhamento
2x por semana no início
📄 Contrato
Preparado anualmente, personalizado por turma
💰 Cobrança Tradicional
Modelo específico de cobrança
💰 Cobrança Interna
Sem cobrança (interno) ou do cliente
💰 Cobrança Cliente
Diretamente do cliente
📢 Divulgação
Email + Redes Sociais + Boca a boca
🚨 Problemas Encontrados
🔴 Problemas Críticos
Falta de Equipe Dedicada
Breno é praticamente o único responsável pela Academy. Impacto: Gargalo em todas as etapas, risco de burnout.
Múltiplas Plataformas Desintegradas
Website Wix, App, Mailchimp, OneDrive, Google Classroom, Git. Impacto: Processos manuais, perda de informação.
Processos Altamente Manuais
Criação de conteúdo, edição de site, disparo de emails, gestão de contratos. Impacto: Consumo de tempo, propenso a erros.
Falta de Automação
Disparos manuais, criação manual, integração manual. Impacto: Ineficiência, possibilidade de erros.
🟠 Problemas Altos
Comunicação Descentralizada
Email, WhatsApp, reuniões, sem canal único. Impacto: Confusão, perda de mensagens, falta de histórico.
Falta de Integração Website ↔ Sistema
Inscrição no Wix, depois convite para app. Impacto: Experiência fragmentada, possível perda de alunos.
Dependência do Wix
Sistema frequentemente cai. Impacto: Inscrições prejudicadas, divulgação comprometida.
Falta de Base de Dados Centralizada
Informações em CSV, Wix, App, Google Classroom, OneDrive. Impacto: Inconsistência, dificuldade de relatórios.
Falta de Comunicação Corporativa
Sem WhatsApp corporativo da Academy. Impacto: Comunicação pessoal, falta de profissionalismo.
🟡 Problemas Médios
Falta de Padronização
Processos variam entre turmas. Impacto: Inconsistência, dificuldade de escala.
Falta de Documentação
Processos não documentados formalmente. Impacto: Conhecimento tácito, dificuldade de onboarding.
Retrabalho em Contratos
Revisão anual necessária. Impacto: Consumo de tempo, possível inconsistência.
Falta de Relatórios e Métricas
Sem visibilidade sobre performance. Impacto: Dificuldade de tomada de decisão.
Falta de Integração com Pagamento
Cobrança não automatizada. Impacto: Atraso em recebimentos, falta de controle.
Falta de Escalabilidade
Processo atual não suporta crescimento. Impacto: Impossibilidade de aumentar turmas.
⚠️ Riscos Identificados
| Risco | Probabilidade | Impacto | Severidade |
|---|---|---|---|
| Burnout de Breno | Alta | Crítico | 🔴 Crítico |
| Queda do Wix durante inscrições | Média | Alto | 🟠 Alto |
| Perda de dados em múltiplas plataformas | Média | Crítico | 🔴 Crítico |
| Inconsistência de informações | Alta | Médio | 🟠 Alto |
| Falta de escalabilidade para crescimento | Alta | Alto | 🟠 Alto |
| Erro em contratos | Baixa | Alto | 🟠 Alto |
| Falta de rastreabilidade de alunos | Média | Médio | 🟠 Alto |
| Comunicação inadequada com instrutores | Média | Médio | 🟠 Alto |
💡 Observações e Insights
Sobre o Modelo de Negócio
Modelo Híbrido Bem Definido
A Academy opera com 3 modelos claros: tradicional, interno e cliente. Cada modelo tem características específicas. Isso permite flexibilidade, mas aumenta complexidade operacional.
Foco em Qualidade
Tamanho reduzido de turmas (25-30) garante qualidade. Reuniões de alinhamento 2x/semana mostram compromisso com excelência. Preparação detalhada de cronogramas e exercícios.
Integração com Estratégia
Academy é ferramenta estratégica para suprir demanda de talentos. Decisões sobre turmas vêm dos sócios baseadas em necessidades reais. Alunos internos são alocados em projetos reais.
Sobre Processos
Falta de Automação = Oportunidade
Muitos processos são repetitivos e podem ser automatizados. Potencial de ganho de eficiência é alto. Breno poderia focar em atividades estratégicas.
Comunicação Fragmentada
Múltiplos canais (email, WhatsApp, reuniões) causam dispersão. Falta de canal único de comunicação. Oportunidade de centralizar comunicação.
Website é Ponto de Atrito
Dependência do Wix é problemática (frequentes quedas). Inscrição fragmentada (website → app) causa atrito. Oportunidade de integração melhor.
Sobre Sistemas
Sistema Helix Academy é Básico
Desenvolvido em fim de semana pelo CTO. Usa Active Admin (gema Ruby que automatiza interface). Atende necessidade básica, mas sem escalabilidade. Oportunidade de evolução.
Falta de Integração Entre Sistemas
Cada sistema opera isoladamente. Informações não fluem automaticamente. Oportunidade de criar ecossistema integrado.
Sobre Pessoas
Breno é Ponto Crítico
Concentra conhecimento e execução. Risco de burnout é real. Necessidade de equipe ou automação urgente.
Instrutores Precisam de Suporte
Comunicação descentralizada dificulta coordenação. Falta de ferramentas integradas. Oportunidade de criar ambiente colaborativo.
Sobre Dados
Base de Alunos é Ativo Valioso
1.500 pessoas inscritas ao longo do tempo. Oportunidade de análise e segmentação. Potencial para programas de reengajamento.
Falta de Métricas
Sem dados sobre taxa de conversão, conclusão, satisfação. Difícil avaliar ROI das turmas. Oportunidade de criar dashboard de métricas.
❓ Informações Pendentes
Estrutura Organizacional
Equipe da Academy
Quantas pessoas trabalham na Helix Academy além de Breno? Existe previsão de contratação de equipe?
Governança
Qual é a estrutura de governança? Quem aprova decisões estratégicas?
Sistemas e Infraestrutura
Arquitetura do Sistema
Qual é a arquitetura completa do App Helix Academy? Quais são as limitações técnicas atuais?
Roadmap Técnico
Existe roadmap de evolução do sistema? Por que foi desenvolvido em Active Admin?
Financeiro e Métricas
Modelo de Precificação
Qual é o modelo de precificação das turmas? Como é feito o controle financeiro?
KPIs e Performance
Qual é a taxa de conversão? Taxa de conclusão? Satisfação dos alunos? ROI das turmas?
Integração de Pagamento
Existe integração com sistema de pagamento? Como é feito o recebimento?
Operacional
Comunicação Corporativa
Existe plano de criar WhatsApp corporativo? Qual é a frequência de comunicação com alunos?
Conteúdo e Qualidade
Qual é o processo de atualização de conteúdo? Existe biblioteca de materiais reutilizáveis? Como é feita a revisão de qualidade?
Escalabilidade
Qual é o plano de crescimento? Quantas turmas é possível fazer simultaneamente? Qual é o limite de alunos?
Integração com Empresa
Alocação de Alunos
Como é feita a alocação de alunos internos em projetos? Existe feedback de projetos para melhorar conteúdo?
Retenção
Como é feita a retenção de alunos internos? Qual é a taxa de permanência?
Contratos e Jurídico
Processo de Contratos
Qual é o tempo de revisão de contratos? Existem variações de contrato por tipo de turma? Qual é a política de reembolso?
Instrutores e Alunos
Seleção de Instrutores
Como é feita a seleção? Qual é a remuneração? Existe programa de desenvolvimento? Como é feita a avaliação?
Perfil de Alunos
Qual é o perfil dos alunos? Qual é a taxa de aprovação na prova? Qual é o feedback dos alunos?
📖 Glossário
| Termo | Definição |
|---|---|
| Academy | Braço de treinamento da Helix que oferece bootcamps e cursos em tecnologia |
| Bootcamp | Programa intensivo de treinamento de 4 meses (14-16 semanas) |
| Turma Tradicional | Bootcamp aberto ao público externo com 25-30 alunos |
| Turma Interna | Treinamento para funcionários da Helix (4-6 semanas) |
| Turma Cliente | Treinamento customizado para cliente externo |
| Ementa | Conteúdo programático da turma |
| Prova de Ingresso | Avaliação para seleção de alunos |
| Cronograma | Planejamento semana a semana das aulas |
| Active Admin | Gema Ruby que gera interface administrativa automaticamente |
| Mailchimp | Plataforma de email marketing |
| Wix | Plataforma de criação de websites |
| Git | Sistema de controle de versão |
| CRM | Sistema de Gestão de Relacionamento com Clientes |
| CTO | Chief Technology Officer (Rodrigo) |
| CEO | Chief Executive Officer (Ramon) |
✅ Validação Interna
✓ Documentos Analisados
1 documento (Transcrição de Reunião)
✓ Informações Relevantes
Nenhuma informação relevante foi omitida
✓ Fluxos Consistentes
Os fluxos estão consistentes e bem mapeados
✓ Personas Definidas
9 personas bem definidas com características claras
✓ Sistemas Relacionados
8 sistemas corretamente relacionados
✓ Sequência Lógica
Os processos possuem sequência lógica clara
✓ Problemas Identificados
15 problemas identificados e categorizados
✓ Dependências Documentadas
8 dependências críticas documentadas
✓ Conflitos Registrados
Não foram identificados conflitos significativos
✓ Board Pronto
Board está pronto para apresentação executiva